Bilindiği üzere 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Meslek Kuruluşları Kanununun 9 uncu maddesine göre oda Yönetim kurulu, Başkan dahil olmak üzere, üye sayısı 1000’den az olan odalarda yedi, üye sayısı 1000-2000 olanlarda dokuz, 2000’den fazla olan odalarda onbir kişiden oluşur ve genel kurul üyeleri arasından dört yıl süreyle görev yapmak üzere seçilen organdır.
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının olağan genel kurul toplantıları yönetim kurulu tarafından yapılacak çağrı üzerine, dört yılda bir olmak üzere;
a) Oda genel kurulları ocak, şubat ve mart aylarında,
b) Birlik genel kurulları mayıs ayında,
c) Federasyon genel kurulları haziran ayında,
d) Konfederasyon genel kurulu eylül ayında,
Kuruluşun merkezinin bulunduğu yerde yapılır.
2026 yılı Oda ve üst kuruluşlarının olağan genel kurulları ve dolayısıyla seçimlerin yapıldığı yıldır. Şu ana kadar (Mart ayı) bir çok oda seçimlerini yapmış ve yeni yönetimlerini seçmiştir. Yeni seçilen yönetim kurulu üyelerinin dikkate etmesi gereken hususları hatırlatmanın uygun olacağını düşündük.
Mazbatanın Alınması
Seçimlere ilişkin sonuçlar, seçimlerden 3 gün sonra ilçe seçim kurulundan resmen alınır. İlçe seçim kurulu, sonuçlara ilişkin tutanak düzenler. İlçe seçim kurulu tutanağının alınması “Mazbatanın alınması” olarak da ifade edilir.
İlk Yönetim Kurulu Toplantısı ve Yapılacak Görev Dağılımı
Seçimlerden sonra toplanan ilk yönetim kurulunda, üyeler arasında görev taksimi yapılarak, başkan vekili veya vekilleri belirlenir. İmza sirküleri hazırlanarak Notere tasdik ettirilir. Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarını temsil ve ilzama başkan yetkilidir. Başkanın bulunmadığı zamanlarda, yönetim kurulunca yetkilendirilmiş olan başkan vekili temsil ve ilzam görevini ifa eder. Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarını, başkan veya başkan vekili ile genel sekreterin müşterek imzaları bağlar.
Toplantı Evrak ve Belgelerinin Gönderilmesi
Genel kurul evrakı, temsilci tarafından Esnaf Sanatkarlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğüne ve Ticaret İl Müdürlüğüne teslim edilir. Ayrıca genel kurul evrakı (genel kurul toplantı tutanağı, bakanlık temsilcisi veya hükümet komiseri raporu, ilçe seçim kurulu başkanlığı tutanağı (mazbata), görev taksimini içeren yönetim kurulu karar örneği ve genel kurula ilişkin diğer evrak ve yazışmalar); odalarda, genel kurulu takip eden 10 gün içinde bağlı bulunulan birlik ve federasyona, Birlik ve federasyonlarda ise Konfederasyona bir üst yazı ile gönderilir
Oda Yönetim Kurulunun Görevleri
5362 sayılı Kanunun “Oda yönetim kurulunun görev ve yetkileri” başlıklı 11 inci maddesindeOda yönetim kurulunun görev ve yetkileri detaylı bir şekilde sayılmıştır. Bu görevlere ilişkin açıklamalara aşağıda yer verilecektir. Ancak yeni seçilen yönetim kurulunun öncelikli olarak yapması gereken işlemleri hatırlatmakla başlamalıyız.
1-Yeni Yönetim tarafından Odanın teslim alınması
Yeni seçilen oda yönetim kurulu ilk iş olarak Odayı eski yönetim kurulundan veya Genel Sekreterden teslim almalıdır. Kanunda bu konuda bir düzenleme olmamakla birlikte geçmişten kaynaklanan sorumluluktan kurutulmak amacıyla yeni yönetimin bu durumu bir tutanağa bağlamasında fayda vardır.
Bu kapsamda öncelikle odanın işlemlerinde kullanılan Kasası sayılarak tutanağa bağlanmalı ve Bankalardan odanın hesaplarında bulunan paralara ilişkin yazılı bilgi (ekstre vs.) alınarak nakit mevcutları tespit edilmelidir. Daha sonra Odanın muhasebecisi/bu konuda görevli personelden Kasanın sayıldığı günün akşamı itibariyle Mizan çıkarılması istenilmelidir. Mizanda yer alan Banka ve kasa hesaplarında görülen miktarların fiili sayımda bulunan miktarlarla karşılaştırılmalı, farklılık varsa nedenleri ilgililerden sorulmalıdır. Açıklanamayan bir eksik/açık olması halinde durum adli makamlara iletilmelidir.
Odanın sahip olduğu demirbaşlar, binalar, arazi ve arsalar ile taşıtları gibi maddi duran varlıklarının da sayılarak veya tespit edilerek bu sayımlarda belirlenen mevcutların kayıtlara uygunluğunun araştırılması gereklidir.
Muhasebe Defterleri
Günlük muamelata (işlemlere) ilişkin defterler dışında Muhasebe yönetmeliğine göre odalarda;
a) Yevmiye defteri,
b) Büyük defter (Defteri kebir),
c) Kasa defteri,
ç) Yardımcı hesaplar defteri (Tali hesap defteri),
d) Demirbaş defteri,
e) Kıymetli evrak defteri.
Tutulmak zorundadır. Bu Yönetmelikte belirtilen defterleri kullanacak olanlar, bu defterleri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (aralık ayında), tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmek zorundadırlar. Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler kullanacakları yılın ocak ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.
Bu defterlerden, yardımcı hesaplar defterleri, demirbaş defterleri ve kıymetli evrak defterleri hariç diğer defterler noter tasdikine tabidir. Ancak kanunda bir yaptırımı olmadığı için defterlerin usulüne uygun tutulmamasından dolayı Ticaret Kanunundaki hükümler çerçevesinde bir idari para cezası uygulanması mümkün değildir. Ancak bu sorumluluğu tam olarak yerine getirmeyen eski yönetim kurulu üyeleri hakkında odanın zarara uğratılması nedeniyle görevi ihmal suçundan dolayı Savcılığa suç duyurusunda bulunulması mümkündür.
Oda Muhasebe Yönetmeliğinin 39 uncu maddesine göre; Yönetim dönemi, bir muhasebe döneminin başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile muhasebe dönemi geçtikten sonra yapılan işlemleri kapsar. Muhasebe birimlerinin yöneticileri yönetim dönemi hesaplarını belirlenen süreler içinde hazırlayıp ilgili yerlere gönderirler ve/veya istenildiğinde teslim edilmek üzere hazır bulundururlar. Muhasebe dönemi içinde görev yeri değiştirilen veya görevden alınan muhasebe birimlerinin yöneticileri görev dönemlerine ait işlemlere ilişkin hesaplarını yerine gelenlere devreder. Bu durumda yönetim dönemi hesabının çıkarılması, ilgili yerlere gönderilmesi veya istenildiğinde teslim edilmesinden devir alan yöneticiler sorumludur.
Bu hükmün yeni seçilen yönetim kuruluna veya yeni yönetimin atadığı kişilere defterlerin teslim edilmesi şeklinde de anlamak mümkündür.Esasen Muhasebe yönetmeliğinde bahsedilen “muhasebe birimlerin yöneticileri” kavramlarından (odaların en fazla 2-3 kişiyle çalıştığı dikkate alındığında) Genel sekreter veya odada çalışan diğer bir personele işaret edildiğini söyleyebiliriz. Bu kapsamda genel sekreter veya sorumlu personel görev dönemlerine ait işlemlere ilişkin hesaplarını yerine gelenlere devredecektir.
Yine Muhasebe Yönetmeliğinin “Devir ve teslim” başlıklı 76 ncı maddesinde aynen;
“(1) Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının muhasebe servisinde görevli müdür, müdür yardımcısı ile nakit, kıymetli evrak, sözleşme, senet ve tüm menkul değerleri eli altında bulunduran memurlar ile veznedar ve mutemetler, görevlerini üstlenecek veya yapacak personele usulü dairesinde bunları devir ve teslim etmekle yükümlüdür.
(2) Devir-teslim işlemi usulüne uygun olarak yapılmadıkça ilgilinin esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşu ile ilişiği kesilmez.”
denilmektedir.
Dolayısıyla Odanın mevcut çalışanları (eski yönetim kurulundan kimse olmasa bile) muhasebeye ilişkin ellerinde bulunan bilgi, belge ve defterleri olduğu gibi ve düzgün bir şekilde teslim etmek zorundadır. Devir teslim sırasında ve sonrasında yukarıda sayılan defterlerin varlığı ve noter onayları olup olmadığı kontrol edilmeli, aykırı durumun varlığı altında tutanak altına alınması uygun olacaktır.
2-Oda Yönetim kurullarının muhasebe işlemlerindeki sorumluluğu
Muhasebe Yönetmeliğine göre esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşunun hizmetlerine ilişkin giderlerin geçici ya da kesin olarak ödenmesi hakkında muhasebe müdürüne yazılı emir ve izin veren yetkililere “harcama yetkilisi” denilmekte ve esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının harcama yetkilisi başkan veya başkan vekillerinden birisi ile genel sekreterdir. Yönetim kurulu bu yetkinin bir bölümünü, niteliğini ve sınırlarını belirterek genel sekretere devredebilir. Harcamalar genel sekreterin tek başına yetkili olduğu hâller hariç olmak üzere yönetim kurulu kararlarına dayanılarak başkan veya başkan vekillerinden herhangi birisi ile genel sekreterin müşterek imzasıyla yapılır.
Yine Odanın veznesine girecek ve çıkacak paralara ait tahsil ve tediye fişleri ile mahsup fişlerinin ve makbuzların genel sekreterin tek başına yetkili olduğu hâller hariç olmak üzere, yönetim kurulu kararlarına dayanılarak başkan veya başkan vekillerinden herhangi birisi ile genel sekreterin müşterek imzasıyla tahsil ve tediyesi yapılır. Çift imzayı taşımayan fişler ile tahsil ve tediye işlemi yapılmaz. Bunun aksine işlem yapan veznedar sorumlu tutulur.
Muhasebe müdürü, müdür yardımcısı ve personeli veya bu işlerle görevlendirilmiş diğer personel, işlerin yürürlükte bulunan kurallara göre yapılmamasından ya da gecikmesinden dolayı ilgi derecelerine göre müteselsilen sorumludurlar.
Öte yandan Muhasebe Yönetmeliğinin “Yöneticilerin sorumluluğu” başlıklı 62 nci maddesine göre de;
Raporlama amaçlarına uygun ve etkin bir muhasebe sisteminin oluşturulmasını sağlamak üzere esnaf ve sanatkâr kuruluşu ve muhasebe birimlerinin yöneticileri;
a) İşlemlerin sistemli olarak ve zamanında muhasebeleştirilmesi, yeterli güvenlikte ve banka hesap raporlarının karşılaştırılmasını sağlayan etkin bir defter sisteminin oluşturulması,
b) Bütün gider ve gelir işlemlerinin hesaplara aynı metodoloji ile kaydedilmesi,
c) Net olarak tanımlanmış kavramlar ve belgelere dayalı bir muhasebeleştirme sürecinin kurulması,
ç) Malî raporlar ve tabloların düzenli olarak hazırlanması,
d) Bütçe ödeneklerinin her aşamada kaydı ve kullanımını izleyecek bir sistemin oluşturulması,
e) Malî raporların dipnotlarında muhasebe politikalarının belirtilmesi ve bilgilerin doğru yorumlanmasını sağlayacak yeterli detayda açıklamaların yer alması,
f) Borçlar ve malî yükümlülükler ile ileride yükümlülük doğurabilecek taahhüt ve garantilerin kaydı, izlenmesi ve genel kurullara açıklanması,
konularında gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.
Yine Yönetmeliğin 65 inci maddesine göre odanın muhasebe biriminin görevleri arasında;
a) Kanun, tüzük ve bu Yönetmelikte belirtilen defterleri tutup, aylık mizan cetvellerini, bütçe, bilanço ve kati hesap rapor ve cetvellerini hazırlamak,
b) Lüzum hissedilen fasıl ve maddeler arasında aktarma tekliflerini yapmak,
c) Bilimum giderlerin tahmini bütçe esasları çerçevesinde mevzuata uygun olarak yapılmasını ve bütçenin uygulanmasını yapmak,
ç) Usulüne uygun olarak gelirlerin tahakkuk ve tahsili ile giderlerin hak sahiplerine tediyesini yapmak, defterlere işlenmesini sağlamak,
d) Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının alacak ve borçlarının zamanında tahsil edilmesi ya da ödenmesini sağlamak,
e) Vezne işlemlerinin usulüne uygun şekilde yürütülmesinin denetimini sağlamak,
f) Tahsil ve tediye fişlerinin günlük kesilerek, bu fişlerin muntazam bir şekilde kasa defterine işlenmesini sağlamak,
g) Aylık, üçer aylık dönemler hâlinde geçici mizan cetvelleri, yıl sonunda da 31 aralık itibarıyla kesin hesap cetvellerini hazırlamak,
ğ) Kasa hesabı ile ilgili günlük nakit akımı da dikkate alınarak kasada yönetim kurulu kararı gereği olması gereken tutardan fazla para bulundurulmamasını ve paranın ilgili banka hesaplarına yatırılmasını temin etmek,
h) Bankalar, vergi daireleri ve Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile ilgili işlemlerin sürdürülmesi ve takibini sağlamak,
ı) Tanzim edilen ilgili evrak kayıtlarının en geç on gün içinde ilgili deftere intikalini sağlamak,
i) Yönetim kurulu kararı gereği personele kullandırılacak geçici avansların muhasebe resmî kayıtlarda izlenilmesini sağlamak ve bunun kontrolünü yapmak,
j) Çalışılmış olan banka şubeleriyle aylık ekstralar alınmak suretiyle hesap mutabakatını her ay sonu düzenli olarak sağlamak,
k) İhtiyaca göre alınan demirbaş malzemelerin demirbaş defterine gününde ve düzenli bir şekilde işlenmesini ve mevcut demirbaşların, demirbaş defterindeki sıra numarasına göre numaralandırılarak, ekonomik ömrünü yitiren ve kullanılmayacak olan demirbaşların yönetim kurulu kararı gereği kayıtlardan çıkarılmasını ve ayrıca demirbaş ve ambar kayıtlarının defterlere uygunluğunu sağlamak,
l) Tahmini bütçe yapmak, başkanlık, denetim kurulu ücretleri ile yönetim kurulu oturumları, başkanlık, denetim, yönetim kurulu harcırahları ve benzeri seçimle gelen yöneticilerin ödeneklerinin tahmini bütçede net olarak tespitini yapmak, yapılan tahmini bütçede, dönem içinde fasıllar arasında aşma olursa, yönetim kurulu kararı gereği gerekli aktarmaları yapmak, genel kurulda onaylanan tahmini bütçe rakamları ile kesinleşen rakamlar arasında büyük farklılıklar doğarsa, yönetim kurulunca izahı yapılmak üzere genel kurula bilgi sunulmasını sağlamak,
m) Hizmet karşılığında ödenen fazla çalışma, ücret, ikramiye, huzur hakkı adı altında yapılan tüm ödemelerin SGK, gelir vergisi ve benzeri kesintilerinin tahakkukları yapılarak kuruluşlara gününde ödenmesini sağlamak,
n) Ücret adı altında yapılan hiçbir ödemenin tahakkuku yapılmadan gider makbuzu ile ödememek, ücret ödemelerinde, ödenecek ücret durumunu gösteren hesap pusulası verilmesini sağlamak,
o) Kıymetli evrak defteri ihdas edip, tüm kıymetli evrakların bu deftere işlenmesi ve kontrolünü sağlamak,
ö) Hesap işlerinin en az üç aylık dönemler itibarıyla denetim kurulu tarafından incelenmesini müteakip buna ilişkin raporların dosyada muhafaza edilmesini sağlamak,
p) Bankalar tarafından yıl sonu vadesiz hesaplara tahakkuk eden faizlerin dekontlarının alınmasını sağlayıp, bu gelirlere bankalarca vergi tahakkuk ettirmemek,
r) Eğitim bütçesini oluşturup, ayrı hesaplarda izlenilmesini sağlamak,
s) 4857 sayılı İş Kanununa tabi olarak işe alınan personelin işe başlamadan önce, işçi ise işe giriş bildirgesi, emekli ise sosyal güvenlik destek bildirgelerinin tanzim edilerek bağlı oldukları kuruluşlara bildirilmesini sağlamak,
ş) Aylık prim ve hizmet belgelerinin bağlı olunan Sosyal Sigortalar Kurumu, bölge çalışma müdürlüğüne zamanında verilmesini sağlamak ve işyerine astırmak,
t) Giderlerin kanun, ana sözleşme, kararname, yönetmelik, genelge ile yönetim ve yürütme kurullarının kararlarına uygun ve tahakkuk için gerekli belgelerin tam olmasını sağlamak,
u) Muhasebe işlemleri hakkında başkanlık ve genel sekreterlikçe istenen her türlü bilginin verilmesini sağlamak,
ü) Gelirlere, giderlere ve muhasebeye ilişkin her türlü belge, defter ve makbuzların yasal süre sonuna kadar saklanmasını sağlamak,
v) Muhasebe ile ilgili diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.
Yer almaktadır. Odanın yönetim kurulu üyeleri oda işlerini 5362 sayılı Kanun ve çıkarılmış olan Yönetmeliklere uygun şekilde yürütmekle görevli olduğu için yukarıda sayılan görevlerin tam ve düzün bir şekilde yerine getirilmesinden de yönetim kurulu üyeleri tek tek sorumludur.
3- Oda işleri mevzuat ve genel kurul kararlarına uygun olarak yürütülmeli
Oda yönetim kurulu Oda işlerini mevzuat ve genel kurul kararlarına uygun olarak yürütmek zorundadır. Mevzuat ifadesinden 5362 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca çıkarılan yönetmelikler ve Tebliğler anlaşılmalıdır. Odaların uyması gereken Yönetmelikler, Tebliğler ve Kararlara www.esnafvesanatkar.com adresindeki “mevzuat” kısmından ulaşmak mümkündür. Öte yandan Odaların anayasası olarak kabul edilen “Oda anasözleşmesi” de mevzuatın bir parçasıdır. Bunun dışında Oda yönetim kurulu, genel kurulda alınan kararlara uymak zorunda olup aksi yönde bir uygulama yapması mümkün değildir. Genel kurula verilmiş yetkileri kullanması da mümkün değildir. Örneğin gayrimenkul almak için genel kuruldan izin almak gerekmekte olup genel kurulda kabul edilmediği sürece Odanın bina vs. alması mümkün değildir.
Yine organlarda görevli olanların ücret ve huzur hakları genel kurul tarafından belirlenmektedir. Genel kurulda belirlenin dışında daha yüksek ücret alınması yönetim kurulunun sorumluluğunu gerektirecektir.
Öte yandan esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşları ile sicil işlemleri Bakanlık gözetim ve denetimine tabidir.
Oda yönetim kurulu faaliyetleri sırasında Ticaret Bakanlığın vereceği görevleri yerine getirmek zorundadır. Örneğin genel kurul toplantı gündeminde olmasa bile Bakanlık tarafından görüşülmesi istenen hususlar doğrudan gündeme alınmak zorundadır. Yine olağanüstü genel kurul toplantısı hazırlık çalışmalarını yürütmekle görevli yönetim kurulunun bu görevi yerine getirmemesi halinde, olağanüstü genel kurul toplantısı hazırlık çalışmalarının nasıl ve kimler tarafından yürütüleceği Bakanlık tarafından belirlenir. Benzer şekilde Ahilik Haftası Kutlamaları Yönetmeliği kapsamında Bakanlıkça verilecek görevler Oda ve üst kuruluşları tarafından yerine getirilmelidir.
4- Yeni döneme ait çalışma programı hazırlamak
Oda yönetim kurulu yeni döneme ait çalışma programı ile bu program içinde yer alacak olan üyelerin meslekî eğitim, teorik ve pratik kurs programlarını ve tahmini bütçeyi hazırlamak ve genel kurula sunmakla görevli ve sorumludur.
Esnaf ve sanatkârlar odalarında çalışma programı hazırlamak, odanın bir yıl içinde yapacağı faaliyetleri, hedefleri ve öncelikleri planlı ve mevzuata uygun şekilde belirlemesi anlamına gelir. Bu, hem kurumsal disiplin sağlar hem de denetimlerde odanın faaliyetlerinin değerlendirilmesine temel oluşturur.
Bir odanın çalışma programında genellikle şu başlıklar yer alabilmektedir.
1. Kurumsal Faaliyetler
-Genel kurul hazırlıkları
-Yönetim kurulu toplantıları
-Denetim faaliyetleri
2. Üyelere Yönelik Hizmetler
-Eğitim, kurs ve bilgilendirme toplantıları
-Mesleki gelişim faaliyetleri
-Danışmanlık hizmetleri
3. Sosyal ve Ekonomik Faaliyetler
-Fuar, organizasyon, kampanyalar
-Sosyal sorumluluk projeleri
4. Mali Planlama ile Uyum
-Yapılacak faaliyetlerin bütçe ile ilişkilendirilmesi
-Gelir-gider dengesi gözetilmesi
Meslekî eğitim, teorik ve pratik kurs programlarını hazırlamak 5362 ve 3308 sayılı Kanunlar çerçevesinde, üyelerin meslekî gelişimini sağlamak için ihtiyaçlara uygun teorik ve pratik eğitimlerin planlanması, onaylanması ve uygulanması sürecidir. Esnaf odaları, “Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşlarınca Yapılacak Mesleki Eğitim Uygulamalarının Düzenlenmesine Dair Yönetmelik” kapsamında eğitim bütçesi hazırlamak ve “Çıraklık Eğitimi Uygulaması Yapılmayan Meslek Dallarında Mesleki Belgelerin Verilmesine İlişkin Yönetmeliğe” göre de üyelerine eğitim ve sınav yaparak belgelendirme işlemlerini yapmaktadır.
Esnaf odalarında Bütçe, hesap dönemine ait gelir ve gider tahminlerini gösteren, gelirlerin toplanması ve harcama ile hizmetlerin yapılmasına izin veren genel kurul kararıdır. Genel kuruldan geçmeyen bir bütçe kalemi yaratılması ve harcanması mümkün değildir. Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının bütçesi gelir ve gider kısmı olmak üzere iki kısımdan ve bunlara bağlı kadro cetveli ile yönetim kurulu tekliflerinden oluşur.
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının bütçesi bir yıllık gelir ve gider tahminlerini kapsayacak şekilde muhasebe birimleri tarafından bütçe denkliği esas alınarak hazırlanır. Bütçe denkliğinde gelirler esas alınır. Gelirlerin giderleri karşılamaması hâlinde aradaki fark gider bütçesindeki harcama kalemlerinden indirim yapılarak veya yeni gelir kalemleri bulmak suretiyle giderilir.
Genel sekreterlik tarafından incelenerek yönetim kuruluna sunulan tahmini bütçeye ilgili yönetim kurullarınca son şekli verilerek genel kurulun onayına sunulur. Genel kurul bütçeyi aynen veya değiştirerek kabul edebilir. Bütçe genel kurulun onayı ile kesinleşir ve yürürlüğe girer. Oda yönetim kurulu 4 yıllık faaliyet döneminde genel kurulda kabul edilen bütçeyle sınırlıdır. Bütçede gösterilmeyen bir harcamanın (fasıllar arası aktarma yapılmadığı sürece) yapılması mümkün değildir.
Genel kurulun onayı ile yürürlüğe giren bütçede genel kurulun toplanmadığı yıllarda bütçenin ne oranda ve nasıl uygulanacağına genel fiyat düzeyindeki değişikliklerde dikkate alınarak ilgili genel kurulca karar verilir. Bütçe uygulamasından ilgili esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşunun yönetim kurulu sorumludur.
5- Oda üyelerinin sicillerini tutmak
Yönetim kurulu Oda üyelerinin sicillerini tutmak ve bu bilgileri Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanında güncelleştirerek eksiksiz ve doğru olarak her an hazır halde bulundurmak, üyeler tarafından talep edilen belgeleri bilgisayar ortamında düzenlemek, ayrıca üyelerinin çalışma konuları hakkında resmî makamlarca istenilecek bilgileri vermekle görevlidir.
Bilindiği üzere 5362 sayılı Kanun kapsamındaki esnaf ve sanatkârlar, yanlarında çalışanlar hariç, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren durumlarını otuz gün içinde bağlı bulundukları sicile tescil ve Sicil Gazetesinde ilan ettirmekle yükümlüdürler. Esnaf ve sanatkârların sicile kayıtları yapılmadıkça, hiçbir şekilde odaya kaydı yapılamaz. Sicile kayıt olan esnaf ve sanatkârlara ait bilgiler sicil tarafından; elektronik ortamda, iş yerlerinin bulunduğu yerdeki, iş yerleri seyyar olanların ikametgâhlarının bulunduğu yerdeki meslek ve sanatları ile ilgili ihtisas odasına; meslek ve sanatları ile ilgili ihtisas odası bulunmayanların bilgileri ise karma odaya kayıt için gönderilir. İlgili oda yönetim kurulu, bu kişilerle ilgili üyelik kararlarını ilk toplantısında alır.
Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanı (ESBİS) esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının işlemlerinin ve verilecek hizmetlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan sistemi ifade etmekte olup 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Meslek Kuruluşları Kanunu’na göre, esnaf ve sanatkârların sicil ve oda kayıtları ile esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının iş ve işlemleri, elektronik ortamda ESBİS üzerinden gerçekleştirilmektedir.
Resmî ve özel kuruluşlarca, tacir ve sanayiciden meslekî faaliyetleri ile ilgili olarak istenilen ve 5174 sayılı Kanunun 26 ncı maddesinde öngörülen belgeler, esnaf ve sanatkârlar için mensup oldukları oda tarafından düzenlenip verilmektedir.
6- Oda üyelerinin haklarını korumak ve Odayı temsil etmek
Yönetim kurulu Oda üyelerinin çalışma konularına giren hususlarda haklarını korumak için resmî ve özel kuruluşlar nezdinde girişimlerde bulunmak, üyelerinin meslekî menfaatlerini ilgilendiren konularda, adli ve idari yargı mercileri önünde oda başkanı marifetiyle odayı temsil etmekle görevlidir.
Resmî makamlarca, esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyetlerini ilgilendiren hususlarda alınacak kararlarda, ilgili odanın mütalaasından faydalanılır ve kurulacak komisyonlara oda temsilcisinin katılması zorunludur. Örneğin taksi tarifelerinin belirlenmesinde UKOME toplantılarına Odanın bir temsilcisi katılmaktadır. İlçelerde, oda üyelerinin müşterileriyle ilişkisinde ortaya çıkan uyuşmazlıklarda, konu hakem heyetlerine intikal ettirilmiş ise bu hakem heyetlerine üye görevlendirmek yönetim kurulunun görevleri arasında sayılmıştır.
Öte yandan Belediye veya Valilik tarafından esnaf ve sanatkarları ilgilendiren aleyhte bir karar alınması halinde Oda bu kararın iptali için dava açma hakkına sahiptir. Örneğin Valilik tarafından belirlenecek çalışma gün ve saatlerine itiraz edilmesi ve kabul edilmemesi halinde Oda, üyelerini temsilen iptal davası açabilecektir.
Belediyeler; ruhsat verebilmek için iş yeri açmak veya meslekî faaliyette bulunmak isteyen esnaf ve sanatkârlardan sicil tasdiknamesi ile üye olduklarına dair ilgili oda belgesini istemek zorundadırlar. Bu belgeleri istemeyen Belediyeler nezdinde Oda tarafından gerekli itirazlar ve görüşmeler yapılabilecektir.
7-Oda üyelerinden yıllık aidatları elektronik ortamda tahsil etmek
Oda ve üst kuruluşları tarafından kayıt sırasında ve sonrasında tahsil edilen aidat ve ücretlerin elektronik ortamda ve Banka aracılığıyla yapılması gerekmektedir.
TESK’in 06.11.2025 tarihli ve 2025/102 sayılı Genelgesinde, 17 Kasım 2025 Pazartesi günü Türkiye genelinde bulunan bütün esnaf ve sanatkâr odalarında “Kasaya Tahsilat Yap” seçeneğinin kapatılacağı ve ödemeler banka vasıtasıyla veya kredi kartı ile gerçekleştirileceği bildirilmiştir. Dolayısıyla 17 Kasım 2025 tarihinden itibaren oda kasasına tahsilat seçeneği kaldırılmış ve elden tahsilatlar son bulmuştur.
8- Genel sekreter ve diğer personelin atama
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının işlemlerini, mevzuat, ana sözleşmeleri ve yönetim kurulu kararları doğrultusunda yürütmekle görevli bir genel sekreter bulunur. Genel sekreterler birden fazla esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşunda görev yapamazlar.
Genel sekreterin atanması, terfi, cezalandırılması ve görevine son verilmesi yönetim kurulu kararı ile yapılır. Yönetim ve denetim kurulu üyeleri ve bunların eşleri, çocukları ve çocuklarının eşleri genel sekreter olarak atanamaz. Genel sekreterin tezkiye amiri ise ilgili meslek kuruluşunun başkanıdır.
Genel sekreter ve genel sekreter yardımcısı olarak atanacakların 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesindeki genel şartları taşımaları gerekli olup; bu şartları taşımayanlar, genel sekreter ve genel sekreter yardımcısı olarak atanamaz. Bu şartları taşımadıkları sonradan anlaşılanların ise görevlerine son verilir.
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşları personelinin işe alınmalarına ve ücretlerinin belirlenmesine yönetim kurulu karar verir. Oda çalışanları İş Kanuna tabidir.
9-Ücret Tarifelerine Uyulup Uyulmadığının denetimi
5362 sayılı Kanuna tabi esnaf ve sanatkârlarca üretilen mal ve hizmetlerin fiyat tarifeleri, bağlı bulundukları odalarca hazırlanır ve odanın mensubu olduğu birlik yönetim kurulu tarafından fiyat tarifesinin sunulmasından sonra otuz gün içinde onaylanır veya reddedilir. Bakanlığın görüşüne tabi fiyat tarifelerinde otuz günlük süre Bakanlığa görüş talebinin iletildiği gün durur ve görüşün birliğe iletildiği günden itibaren devam eder. Onaylanan fiyat tarifesi mülki idare amirliği, belediye ve ilgili odaya yedi gün içerisinde bildirilir ve itiraz edilmezse on beş gün sonra yürürlüğe girer. Fiyat tarifeleri, uygulanacak azami hadleri göstermektedir.
Esnaf ve Sanatkârlarca Üretilen Mal ve Hizmetlerin Fiyat Tarifeleri Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesine görefiyat tarifelerin bulundurulup bulundurulmadığı ve tarifelere uyulup uyulmadığı, o esnaf ve sanatkârın kayıtlı olduğu odaca denetlenir. Oda veya birlik bünyesinde denetimle ilgili olarak gerektiğinde geçici veya sürekli uzman personel istihdam edilebilir.
Yapılan denetim sonucunda, herhangi bir şekilde mevzuata aykırılık tespit edildiği takdirde üç nüsha İşyeri Denetim Tutanağı düzenlenir. Düzenlenen İşyeri Denetim Tutanağının bir nüshası ilgiliye, bir nüshası ilgilinin mensubu olduğu odaya, bir nüshası da birlik disiplin kurulunca ilgili hakkında gerekli işlem yapılmak üzere ilgili birliğe intikal ettirilir.
Anılan Yönetmelikte düzenlenen hususlara uymayanlar hakkında Kanunun 24 üncü maddesi hükümleri gereğince disiplin işlemi yapılır.
10-Organlarda görev alma yasağı
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarında denetim ve disiplin kurulu üyeliği bulunanların, aynı kuruluşun yönetim kurulunda görev almaları yasak olduğu gibi, bu kişilerin eşleri, üstsoy, altsoy ve ikinci derecedeki kan hısımlarının da aynı dönemde, bu kuruluşun yönetim, denetim ve disiplin kurullarında görev almaları yasaktır.
Farklı mesleklerde faaliyet göstermelerinden dolayı birden fazla odaya kaydı olan esnaf ve sanatkârlar ancak bir odanın yönetim veya denetim kurulunda görev alabilirler. Bu kişiler, odalarda birden fazla yetkili organ üyeliği görevi alamazlar.
Ayrıca, esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarından herhangi birisinde yönetim, denetim veya disiplin kurulu üyeliği bulunanlar, diğer esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının yönetim, denetim veya disiplin kurullarının en fazla ikisinde daha üye olarak yer alabilirler. Bu kişiler uhdelerinde üç görevden ziyade üyelik bulunduramazlar. Aynı kişi birlik ve federasyon başkanı olamaz.
11-Yönetim kurulu toplantıları ve kararları
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının yönetim kurulları en az ayda bir toplanır. Yönetim kurulu, gerek görülmesi halinde başkanın veya üyelerinin çoğunluğunun ya da denetim kurulu çoğunluğunun çağrısıyla her zaman toplanabilir. Yönetim kurulu toplantılarının çağrısı üyelere yazılı olarak yapılır.
Yönetim kurulu, üye tam sayısının çoğunluğu ile toplanır ve hazır bulunanların çoğunluğu ile karar verir. Mazeretsiz olarak üst üste üç toplantıya iştirak etmeyen üyeler yönetim kurulu üyeliğinden çekilmiş sayılır. Yönetim kurulu üyeleri arasında eksilme olduğu takdirde, yedek üyelerden genel kuruldaki seçimde en fazla oy alanlar, oyların eşitliği halinde ise listeye göre sırayla yönetim kuruluna getirilir ve yeni üye ilk toplantıya yazılı olarak çağrılır. Yeni üyenin iştiraki sağlanmadan yönetim kurulu toplantısı yapılamaz. Bu üyenin toplantıya icabet etmemesi halinde sonraki üye çağrılarak yönetim kurulu üye sayısı tamamlandıktan sonra toplantı yapılır.
Yönetim kurulu üyelerinin toplu olarak görevden ayrılması veya asıl üye sayısının yarıdan aşağıya düşmesi ve yedeklerinin de kalmaması halinde; üç ay içinde yapılacak seçimlere kadar, odalar birlik tarafından, birlikler ve federasyonlar Konfederasyon tarafından, Konfederasyon ise Bakanlık tarafından görevlendirilecek üç kişilik bir kurul tarafından yönetilir.
12- Oda Organlarında görevli üyeler ve personel hakkında cezai takibat
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının yetkili organlarının üyeleri ve genel sekreterleri ile personeli, görevlerini yerine getirirken görevleriyle ilgili suç teşkil eden fiil ve hareketlerinden ve özellikle bu kuruluşların paraları ile para hükmündeki evrak, senet ve diğer malları aleyhine, bilanço, kesin hesap, rapor, diğer her çeşit evrak ve defterleri üzerinde suç işledikleri takdirde, bu suçlardan dolayı, adli olarak kamu görevlileri gibi ceza görürler.
Organ üyeleri ve personelin adli olarak kamu görevlileri gibi ceza görmesi ağırlaştırıcı unsur olarak düzenlenmiştir. Bu durum üye ve personelin kamu görevlisi olduğu anlamına gelmemektedir. Bu düzenlemeyle, Odaların kamu kurumu niteliğinde olması ve bazı hallerde kamu gücünü kullanmasından dolayı (aidatların ödenmemesi halinde yönetim kurullarınca verilen kararların ilam hükmünde olup icra dairelerince yerine getirilmesi, yıllık aidatlarını ödemeyen üyelere, ödeme yapılıncaya kadar odaca yapılacak hizmetler ile düzenlenecek ve onanacak belgelerin verilmemesi ve üyelerine disiplin cezası verme yetkisi gibi) organ üyeleri ve personelin özel şahıslardan farklı olarak daha ağır ceza görmeleri amaçlanmıştır.
13-Kullanılacak beyanname, defter ve makbuzların TESK’ten satın alınması
5362 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesinde düzenlenen ve oda ve üst kuruluşlarında kullanılacak defter, beyanname, makbuz, fiş ve belgeler ile oda üyelerinin mesleklerinin icrası nedeniyle resmî kurum ve kuruluşlara verecekleri belgelerin basım ve dağıtımında Konfederasyon yetkilidir. Bu belgelerden Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanından elektronik ortamda düzenlenenlerinin bedeli, bunu düzenleyen esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşunca Konfederasyona ödenir.
Defter, beyanname, makbuz, fiş ve diğer belgeleri yetkisiz olarak basan, bastıran, dağıtan, değişik yollardan çoğaltan ve kullananlar bu fiillerinden dolayı Konfederasyonun ilgili Cumhuriyet savcılıklarına başvurusu üzerine, genel hükümler çerçevesinde sorumlu olurlar.
Yukarıda yer verilen görev ve sorumluluklar odalara ilişkin olup oda yönetim kurullarının görevleri arasında sayılıp da önemli görülenlerle sınırlandırılmıştır. Yapılacak işlemlerde 5362 sayılı Kanun başta olmak üzere Oda anasözleşmesi, Yönetmelikler, genel kurul kararları, Genelgeler, Tebliğler ve Kararlara uyulması ve bunun içinde ilgili mevzuatın Oda yönetim kurulları ve personeli tarafından dikkatlice okunarak anlaşılması önem arz etmektedir.
