Kanun koyucu, toplum yaşamında önemli bir rol oynayan bazı hukuki işlemlerin yetkili memurlar tarafından tutulan defterlere kaydedilmesini ve ilgisi veya menfaati olan kişilere bu kayıtların içeriği hakkında bilgi edinme olanağı sağlamak amacıyla resmi sicillerin tutulmasını öngörmüş ve bazı hukuki işlemlerin kurulmasını, değiştirilmesini ve sona erdirilmesini resmi sicile tescil şartına bağlamak suretiyle bunları alenileştirmek ve üçüncü kişilerin bilgilerine iletmek istemiştir. Bu gibi durumlarda resmi sicillere tescil, bir geçerlilik şartına bürünmektedir. [1]
Bu amaç göz önünde bulundurularak resmi sicil, “yetkili memurlar tarafından kanunda öngörülen şekilde tutulan ve ilgi veya menfaati olan kişilerin içeriği hakkında bilgi edinmelerini sağlayan resmi defter ve kayıtlar” şeklinde tanımlanabilir.
Resmi siciller kendi özel kanunlarında düzenlenmiştir. Bu kapsamda, Ticaret Kanunu md. 24 hükmü çerçevesinde uygulamaya konmuş bulunan Ticaret Sicili, taşınmaz mülkiyetini nakil borcu doğuran sözleşmelerin ifası ve taşınmazlarla ilgili ayni hakların kurulması için Medenî Kanun md. 997 vd. hükümleri çerçevesinde oluşturulan Tapu Sicili, nüfus memurları tarafından tutulan Kişisel Durum Sicili (MK.md.37), mahkemeler tarafından tutulan Vakıf Sicili (MK.m.102), icra dairelerince tutulan Hayvan Rehni Sicili (MK.md.940) gibi sicillerin yanında, 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Kanunun 67 nci maddesi uyarınca oluşturulan Esnaf ve Sanatkar Sicili bulunmaktadır.
Esnaf ve Sanatkar Sicili, Türkiye’de esnaf ve sanatkarların mesleki faaliyetlerini sürdürebilmeleri için zorunlu tutulan bir kayıt sistemi olup esnaf ve sanatkar sicil işlemleri; 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Meslek Kuruluşları Kanununun 67–70 nci maddeleri, Esnaf ve Sanatkarlar Sicili Yönetmeliği, Türkiye Esnaf ve Sanatkarlar Sicil Gazetesi Yönetmeliği ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun 5362 sayılı Kanununa aykırı olmayan ticaret siciline ilişkin 24 – 38 inci maddeleri hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir.
Esnaf ve sanatkar Sicili, Türkiye’de esnaf ve sanatkarların mesleki faaliyetlerini sürdürebilmeleri için zorunlu tutulan bir kayıt sistemidir. Bu kayıt, esnafın kimlik bilgilerinden iş yaptığı alana, vergisel durumundan sosyal güvenlik bilgilerine kadar birçok detayı içermektedir. Esnaf sicili, esnaf ve sanatkarların hem yasal bir zorunluluk olması hem de birçok avantaj sağlaması nedeniyle oldukça önemlidir. Bu sayede esnaf ve sanatkarlar hem devletle ilişkilerini düzenler hem de sicil kayıtları sayesinde kendileriyle ilgili belirlenecek politikalarda önemli bir veri sağlanmaktadır.
1-Esnaf Sicil Müdürlüğün kurulması
5362 sayılı Kanunun 67 nci maddesinde; esnaf ve sanatkârların sicillerinin, sağlıklı ve güvenli bir şekilde Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanında tutulması ve yayınlanmasını teminen sicilin bulunduğu yerdeki ticaret davalarına bakan asliye hukuk mahkemeleri gözetiminde ve kurulu bulunduğu il idari sınırları içerisinde çalışmak üzere birlik bünyesinde ayrı bir birim olarak Esnaf ve Sanatkâr Sicil Müdürlüğü kurulacağı ve Sicilin personel ücretleri ve diğer giderleri birlik tarafından karşılanacağı belirtilmiştir.
Müdürlüğün yetki alanı bünyesinde kurulu bulunduğu birliğin çalışma bölgesi ile aynıdır.
Öte yandan, merkeze uzak ilçelerdeki esnaf ve sanatkâr sayısı ve iş yoğunluğu göz önünde bulundurularak, esnaf ve sanatkârların iş ve işlemlerin kolaylaştırılabilmesi maksadıyla Birliğin teklifi ve Bakanlığın onayı ile sicil büroları açılabilmesi mümkün kılınmıştır.
Sicil bürolarında, sicilde yapılacak tüm işlemler yapılabilmekte, ancak tüm işlemlerden, sicil merkezinde olduğu gibi sicil müdürü sorumludur. Birlik yönetimi ve genel sekreteri sicil büroları için, -sicil merkezinde olduğu gibi- gerekli olan önlemleri almaktan sorumludur.
Sicil bürolarında görevlendirilecek personel, müdürün teklifi üzerine birlik yönetim kurulu tarafından belirlenir. Sicil bürolarında istihdam edilecek personel, “sicil personeli” olup, merkezdeki sicil personelinin hukuki statüsüne bağlıdır.
1-1) Sicil teşkilatı ve personeli
Müdürlük; birlik yönetim kurulunun teklifi ve Bakanlığın onayı üzerine atanan müdür, müdür yardımcısı ve sicil personelinden oluşmaktadır. Sicil işlemlerin aksamaması için gereken tedbirleri almaktan ve sicilin yönetiminden müdür sorumludur. Müdürün herhangi bir nedenle görevi başında bulunamaması halinde, müdür yardımcısı müdüre vekâlet eder. Birden fazla müdür yardımcısının bulunduğu müdürlüklerde, müdüre vekâlet edecek müdür yardımcısını müdür belirler. Müdürlük kadrosunun herhangi bir nedenle boşalması halinde yerine yenisi atanıncaya kadar müdür yardımcısı, birden fazla müdür yardımcısının bulunması durumunda ise en kıdemli müdür yardımcısı müdüre vekâlet eder. Ancak vekâlet görevi altı aydan fazla devam edemez. Müdür yardımcıları ve sicil personeli arasındaki iş bölümü, müdürlüğün iş yoğunluğu dikkate alınarak müdür tarafından yapılır.
Sicil müdürlerinin en az ön lisans diplomasına sahip olmaları ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesindeki genel şartları haiz bulunmaları gereklidir. Gerek görülmesi halinde en az lise mezunu olmak kaydı ile sicil müdürüne yardımcı olacak personelin ataması birlik yönetim kurulunca yapılır ve Bakanlığa bilgi verilir. Sicil müdürlerinin ve personelinin görevden alınmaları atanmalarındaki usule tabidir.
Bilindiği üzere, Esnaf ve sanatkârlar sicili kayıtlarının tam ve doğru tutulması ile esnaf ve sanatkâr sicil müdürlüklerinin çalışma, denetim ve gözetimine yönelik usul ve esasları belirlemek üzere 14.12.2018 tarihli Resmi Gazetede Esnaf ve Sanatkarlar Sicil Yönetmeliği yayımlanmıştır.
Söz konusu Yönetmeliğin “Müdürlük personelinde aranacak nitelikler” başlıklı 10 uncu maddesine göre Müdürlük personelinde aşağıdaki şartlar aranır:
a) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesinde belirtilen genel şartları haiz olmak,
b) Tacir veya esnaf ve sanatkâr sayılmalarını gerektiren bir faaliyette bulunmamak.
c) Müdür ve müdür yardımcıları için kamuda veya özel sektörde en az üç yıl iş tecrübesine sahip olmak veya en az bir yıl müdürlükte çalışmış olmak.
ç) Müdür olarak atanacaklar için üniversitelerin en az iki yıl süre ile eğitim veren ön lisans programları ile bunlara denkliği yetkili kurum ve kuruluşlarca kabul edilen yurt içi veya yurt dışındaki öğrenim kurumlarından birini tamamlamış olmak.
d) Müdür yardımcısı ve sicil personeli için en az lise diplomasına sahip olmak.
e) Müdür ve müdür yardımcısı olarak atanacaklar için Bakanlık tarafından yapılacak yazılı ve sözlü sınavda başarılı olmak.
Yukarıda sayılan şartlardan birinin kaybedilmesi veya bu şartlardan herhangi birine sahip olmadığının Bakanlık ya da birlik tarafından sonradan öğrenilmesi durumunda, birlik yönetim kurulunca, müdür yardımcısı ve sicil personelinin doğrudan, müdürün ise Bakanlık onayı ile görevine derhal son verilir.
1-2) Sicil Müdürü/Müdür Yardımcısı Atanması ve Görevden Alınmasında Talep Edilen Belgeler
Sicil Müdürü, birlik yönetim kurulunun teklifi ve Bakanlığın onayı üzerine atanır. Atama ve görevden almada Bakanlık onayının aranması nedeniyle sicil müdürünün keyfi olarak görevden alınmasının önüne geçilmiştir.
Müdürün görevden alınması, atanmasındaki usule tabidir. Birlik yönetim kurulu müdürün görevden alınmasına ilişkin teklifini haklı gerekçelere dayandırarak yazılı şekilde yapmak zorundadır. Bakanlık; görevden alma talebini, teklifte ve ekinde yer alan bilgi ve belgeler üzerinden veya gerektiğinde mahallinde yapılacak inceleme sonucuna göre en geç altmış gün içerisinde karara bağlar.
Ticaret Bakanlığının onayına tabi olan sicil müdürü ataması ve görevden alınması işlemleri ile Birlik Yönetim Kurulunca kararlaştırılan sicil müdürü yardımcısı atanması ve görevden alınması işlemlerinde aşağıdaki evraklar talep edilmektedir. Ayrıca, ataması yapılacakların, esnaf ve sanatkar veya ticaret sicilinde aktif kayıtlarının bulunmaması gerekmektedir. Öte yandan, sicil müdürleri ile sicil müdür yardımcılarının atanmaları için Ticaret Bakanlığı ilgili Genel Müdürlükte yapılacak yazılı ve sözlü sınavda başarılı olunması gerekmektedir.
Sicil Müdürü Atanması İçin;
-Atanma gerekçesinin yer aldığı Birlik Yönetim Kurulu Kararı
-Nüfus cüzdanı fotokopisi
-Adli sicil kaydı örneği (e-devlet üzerinden)
-Askerlik durumuna ilişkin belge (erkek adaylar için, e-devlet üzerinden)
-Sağlık kurulu raporu (görevini yapmaya engel olacak bir sağlık sorununun bulunmadığını gösteren, tam teşekküllü hastaneden alınmış)
-İş tecrübesine ilişkin bilgi ve belge
-Diploma sureti (Birlik veya noter onaylı)
-Sicil Müdürü Atama Formu (3 nüsha, ıslak imzalı)
Aranmaktadır.
Her müdürlükte en az bir müdür yardımcısı bulunur. Müdür yardımcısı ve sicil personeli, birlik yönetim kurulu tarafından atanır ve görevden alınır. Müdür yardımcısı ve sicil personelinin atanmasına ve görevden alınmasına ilişkin birlik yönetim kurulu kararları gerekçesiyle birlikte derhal Bakanlığa bildirilir.
Müdürlük personelinin özlük ve disiplin işlemlerinde Esnaf ve Sanatkarlar Sicil Yönetmeliği hükümleri, bu Yönetmelikte düzenlenmemiş hususlarda birlik çalışanlarının tabi olduğu mevzuat uygulanır.
Esnaf ve Sanatkarlar Odaları, Birlikleri ve Federasyonları Personel Yönetmeliğine göre oda, birlik ve federasyon personelinin sigorta ve emeklilik ile ilgili hak ve işlemleri, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve 4857 sayılı İş Kanunu hükümlerine tabidir.
Sicil Müdürlüğü personelinin İş Kanunu hükümlerine göre işe alındığını ve anılan Kanunda sayılan haklardan yararlandığını, bu kişilerin kamu görevlisi/memur sayılmadığını özellikle belirtmeliyiz. Ancak sicil müdürlüğü personeli için getirilen bir istisna ise Müdürlük personeli ile birlik arasında yapılacak hizmet sözleşmelerinin belirsiz süreli iş sözleşmesi şeklinde düzenlenmesidir. Bu sözleşme şeklinde, işçi ve işveren arasında uzun süreli bir iş ilişkisi kurulmakta ve işveren, haklı ve geçerli bir nedeni olmaksızın işçiyi işten çıkarması zorlaşmaktadır. Böylece işçi açısında daha fazla bir iş güvencesi sağlanmış olmaktadır.
Müdürlüğün ve müdürlük personelinin giderleri sicil işlemlerinden elde edilen gelirden karşılanmaktadır. 5362 sayılı Kanunun 25 inci maddesinin birinci fıkrasının (j) ve (k) bentleri uyarınca Birliğe aktarılan tutar, mizanda ayrı bir hesapta gösterilir ve öncelikle müdürlüğün gider ve ihtiyaçları için kullanılır. Aktarılan tutarın sicil hizmetleri için yeterli olmaması halinde gerekli kaynak birlik tarafından sağlanır.
Birlik, sicil hizmetlerinden elde ettiği gelir ve harç payı tutarları ile müdürlüğün personel ve diğer giderlerini her yılın mart ayı sonuna kadar yıllık olarak Konfederasyona bildirmekle yükümlüdür. Konfederasyon, bu bildirimlerin tamamlanmasını temin eder ve bunları yazılı olarak her yıl nisan ayı sonuna kadar Bakanlığa bildirir.
2-E-esnaf ve sanatkâr veri tabanı(ESBİS)
Sicil Yönetmeliğinin 16 ncı maddesine göre, sicil işlemleri, ESBİS üzerinden gerçekleştirilir ve sicil kayıtları bu sistemde tutulur.
5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Meslek Kuruluşları Kanunun 3/P maddesinde Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanı, “esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının işlemlerinin ve verilecek hizmetlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan sistem” şeklinde tanımlanmıştır.
ESBİS’teki kayıtlar, kayıt tarihlerine göre; güncel kayıtlar aktif, değişen veya silinen kayıtlar ise pasif ve istendiğinde erişilebilir ancak değiştirilemez şekilde tutulur.
5362 sayılı Kanunun 21.06.2005 tarihinde yürürlüğe girmesiyle, Türkiye genelindeki esnaf ve sanatkârların sicil bilgileri ve meslek kuruluşlarının işlemleri Esnaf ve Sanatkar Bilgi Sistemi (ESBİS) üzerinde tutulmaya başlanmıştır. Bu açıdan ESBİS’in özet olarak;
-Esnaf ve sanatkârlarımızın sicil işlemleri ile
-Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının faaliyetleriyle ilgili,
ihtiyaç duydukları her türlü iş ve işlemlerin, elektronik ortamda (https://www.turkiye.gov.tr/gtb-esnaf-ve-sanatkarlar-bilgi-sistemi web adresinden) online olarak gerçekleştirildiği bir sistem olduğunu söyleyebiliriz.
Bu kapsamda sicil müdürlüğünde;
-Faaliyete başlayan esnaf ve sanatkârları (Tescil) sisteme kaydeder.
-Durumunda değişiklik olan esnaf ve sanatkârları (Tadil) sisteme kaydeder.
-Faaliyetini bırakan esnaf ve sanatkârları (Terkin) sisteme kaydeder.
-Tescil, Tadil ve Terkin işlemlerinin Sicil Gazetesine yayınlanmak üzere gönderilmesini sağlar.
-Esnaf ve sanatkârların faaliyetleri ile ilgili belge düzenler(Sicil Tasdiknamesi, İhale Durum Belgesi vs.)
-Sicil işlemleri ile ilgili ücretlerin Halk Bankası aracılığıyla tahsil edilmesini sağlar.
-Esnaf ve sanatkârların faaliyetleri ile ilgili bilgilerin sistemde güncel olarak tutulmasını sağlar (iletişim bilgileri, araç bilgileri, vergi kayıtları).
-Esnafın maliye kayıtlarını, kimlik bilgilerini ve ikametgâh bilgilerini ilgili Bakanlıkların sistemleri aracılığıyla günceller.
-Mevzuat gereği düzeltilmesi gereken kayıtları düzeltir.
-E-Devlet üzerinden gelen online başvuruları inceler ve sonuçlandırır.
-Müdürlükler arasındaki sicile ilişkin veri alışverişi yapılır.
3-Sicilde Yapılan işlemler
Sicil müdürleri, sicil kayıtlarını mevzuata ve gerçeklere uygun olarak tutmak ve izlemekle görevli ve sorumludur. Sicil kayıtları üzerinde suç işledikleri belirlenen sicil teşkilatı personeli hakkında bu suçlarından ve diğer mevzuata aykırı işlemlerinden dolayı kamu görevlileri hakkındaki cezalar uygulanır.
Türk Ticaret Kanununun, ticaret siciline ilişkin 26 ila 40 ıncı maddelerinin bu Kanuna aykırı olmayan hükümleri Esnaf ve Sanatkâr Sicil Müdürlüğü hakkında da uygulanır.
Sicil Müdürlüğünde esnaf ve sanatkarlara ilişkin tescil, terkin(sona erme) ve tadil(değişiklik) işlemleri yapılmaktadır.
3-1)Tescil
Tescil, esnaf ve sanatkârın kendisini, işletmesini ve mesleğini ilgilendiren bir hususun esnaf ve sanatkâr siciline geçirilmesini ifade eder. Tescil, dar anlamda “sicile yapılan ilk kaydı”, geniş anlamda ise sicilde yapılan tüm işlemleri ifade eder.
Bilindiği üzere esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyette bulunabilmeleri ve ilgili odaya kaydedilmeleri için sicile kayıtları şarttır ve sicile her bir meslek için ayrı kayıt yapılması gereklidir. 5362 sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre de esnaf ve sanatkârların sicile kayıtları yapılmadıkça, hiçbir şekilde odaya kaydı yapılamaz.
Sicile kayıt olan esnaf ve sanatkârlara ait bilgiler sicil tarafından; elektronik ortamda, iş yerlerinin bulunduğu yerdeki, iş yerleri seyyar olanların ikametgâhlarının bulunduğu yerdeki meslek ve sanatları ile ilgili ihtisas odasına; meslek ve sanatları ile ilgili ihtisas odası bulunmayanların bilgileri ise karma odaya kayıt için gönderilir. İlgili oda yönetim kurulu, bu kişilerle ilgili üyelik kararlarını ilk toplantısında alır.
Tescil edilecek bütün kayıtların doğrulayıcı belgelere dayanması esastır. Kayıtların dayanağı olan belgeler yazılı şekilde veya elektronik imzalı olarak elektronik ortamda müdürlüğe verilir. ESBİS ortamında elektronik olarak teyit edilecek bilgiler için ayrıca yazılı bir belge aranmaz.
Sicil Yönetmeliğinin “Tescil” başlıklı 23 üncü maddesine göre, esnaf ve sanatkârlar, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren durumlarını otuz gün içinde bağlı bulundukları sicile tescil ve sicil gazetesinde ilan ettirmekle yükümlüdürler. Bu yükümlülüğü yerine getirmediği tespit edilenler birlik tarafından ruhsat vermekle yetkili ilgili kurum ve kuruluşlara bildirilir. İlgili kurum ve kuruluşlar, sicil kaydı yapılana kadar bunların faaliyetlerini durdurur.
Esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyette bulunabilmeleri ve ilgili odaya kaydedilmeleri için sicile kayıt yaptırmaları şarttır ve sicile her bir meslek için ayrı kayıt yapılır.
Buna göre, esnaf ve sanatkar açısından “sicile” ve “odaya” olmak üzere iki ayrı kayıt söz konusudur. Kişi aynı işyerinde iki farklı mesleği icra ediyorsa (örneğin hem muslukçuluk hem de boyacılık yapıyorsa), her bir mesleği açısından sicile kayıt yaptırması zorunludur.
Bununla birlikte iki ayrı meslek aynı işyerinde yapıldığı için kişinin beyanına bağlı olarak esas faaliyeti ile ilgili olan odaya kaydolma zorunluluğu bulunmaktadır. Ancak, kişinin diğer mesleğinden dolayı oda üyeliği kaydı yaptırması, esnaf ve sanatkarın kendi tercihine bırakılmıştır.
Bunun yanında 5362 sayılı Kanunun 6 ncı ve 68 inci maddeleri uyarınca iki ayrı meslek farklı işyerlerinde yürütülüyor ise her iki meslekten dolayı sicil ve oda kaydı yapılması gerekecektir. Örneğin Berber olan bir kişinin başka bir dükkanda terzilik yapması halinde hem Berberler Odasına ve hem de Terziler Odasına kaydolması zorunludur. Çünkü iki ayrı meslek demek kişinin iki ayrı meslekten dolayı (NACE kodları) vergi mükellefiyeti yaptırması anlamına gelmektedir.
Sicilin çalışma bölgesi içerisinde bir esnaf ve sanatkârın aynı meslek kolu ile ilgili birden fazla işyeri açması halinde, açılan diğer işyerleri şube olarak adlandırılır. Şube açılması ve kapanması tescil edilmiş hususlarda değişiklik olarak değerlendirilir.
5362 sayılı Kanunda esnaf ve sanatkarların şube açılışlarına ilişkin düzenleme bulunmamakla birlikte, ortaya çıkan ihtiyaca bağlı olarak Esnaf ve Sanatkarlar Sicili Yönetmeliğinin 23/3 maddesinde;
“(3) Sicilin çalışma bölgesi içerisinde bir esnaf ve sanatkârın aynı meslek kolu ile ilgili birden fazla işyeri açması halinde, açılan diğer işyerleri şube olarak adlandırılır. Şube açılması ve kapanması tescil edilmiş hususlarda değişiklik olarak değerlendirilir.”
denilerek şube tescillerine imkan sağlanmıştır. Yönetmeliğin 26 ncı maddesinin 1/f bendinde ise tescil edilecek hususlar içinde şube ve şube adresi de sayılmıştır.
Bilindiği üzere Sicil Müdürlüğün yetki alanı, bünyesinde kurulu bulunduğu birliğin çalışma bölgesi ile aynıdır. Esnaf ve sanatkârların ikinci işyerleri sicilde yeni bir işyeri olarak değil “şube” olarak tescil edilmekle birlikte oda kayıtlarında şubeler yeni bir işyeri olarak değerlendirilerek ilgili odaya kaydı yapılmaktadır. Şahsın esas işyeri ile şubesi/şubeleri farklı odaların çalışma bölgesi içinde yer alıyorsa her bir odaya ayrı ayrı kayıtları yapılır. Ticaret Bakanlığı internet sayfasında yapılan açıklamaya göre,
-Örneğin (X) ilçesinde bakkallık mesleği ile iştigal eden esnaf ve sanatkâr (Y) ilçesinde de ikinci bir bakkal dükkânı açtığı zaman; öncelikle sicile başvurup; bu ikinci bakkal dükkânını şube olarak tescil ettirecektir. Ardından sicil müdürlüğünce (Y) ilçesindeki mesleği ile ilgili odaya kaydı gerçekleştirilecektir. Şahsın (X) ilçesindeki bakkallar odasındaki kaydı bulunması (Y) ilçesindeki bakkallar odasına kayıt olmasını engellemez; iki dükkân iki farklı odanın çalışma bölgesine tekabül ediyorsa her bir odaya ayrı ayrı kayıt gerçekleştirilmek zorundadır.
– Öte yandan örneğin (X) ilçesinde bakkallık mesleği ile iştigal eden esnaf ve sanatkâr yine (X) ilçesinde ikinci bir bakkal dükkânı açarsa; öncelikle sicile başvurup; bu ikinci bakkal dükkânını şube olarak tescil ettirecektir. Oda kaydı bakımından ise bakkalcılık mesleği ile ilgili daha evvelden (X) ilçesindeki ilgili odaya kaydı bulunduğundan başkaca bir oda kaydına gerek kalmayacaktır.
Burada dikkat edilmesi gereken husus, şubenin, sicilin yetki alanı içindeki sınırlar içinde olması gerektiğidir. Eğer farklı bir İlin sınırları içinde şube açılmış ise ikinci işyerinde mesleğini icra etmek üzere yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yeni bir tescilin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla bu halde şube niteliği ortadan kalkmakta ve yeni işyeri tescili gibi işlem yapılmalıdır.
3-1-1)Tescile başvuru
Müdürlüğe başvuru yazılı şekilde ya da elektronik ortamda ESBİS üzerinden yapılır.
Dilekçede istem açıkça belirtilir ve tescil edilecek hususlar gösterilir. Dilekçedeki hususlar, elektronik ortamda, belge asılları ya da onaylı örnekleri ile doğrulanır.
Başvurunun elektronik ortamda yapılması halinde dilekçe güvenli elektronik imza ile imzalanır ve ilgili belgeler eklenir. Müdürlük, sicil işlemlerinde vergi mükellefiyetine ya da vergi muafiyetine ilişkin belgeleri ister.
Sicil Yönetmeliğinde ve Ticaret Bakanlığınca yürürlüğe konulan diğer düzenlemelerde işlem türüne göre belirlenen belgelerin müdürlüğe verilmesi zorunludur. Müdürlük, ihtiyaç duyulması halinde milli piyango işletme belgesi, mesleki yeterlilik belgesi gibi tamamlayıcı diğer belgelerin de müdürlüğe verilmesini isteyebilir. Ancak Tescil başvurusu için gerekli belgelerin ESBİS üzerinden temin edilebilmesi halinde ayrıca ibraz edilmesi istenmez.
3-1-2) Tasdikname
Tescil işlemi yaptıran esnaf ve sanatkara sicil tasdiknamesi verilir. Sicil tasdiknamesi, esnaf ve sanatkârın kendisinin, işletmesinin ve mesleğine ilişkin hususlardan sicile tescili yapılarak ilan edilen bilgileri içeren sicil müdürlüğünce hazırlanan resmi bir belgedir.
Sicil tasdiknamesi, gideri ve harcı ilgiliden tahsil edilmek koşuluyla;
-Sicile yapılan ilk kayıtta talebe bakılmaksızın, tescilin yapılmasıyla birlikte resen,
-Tasdiknamede yer alan bilgilerde değişiklik olması durumunda talebe bakılmaksızın,
-Tasdiknamenin geçerlilik süresinin dolması durumunda “talep edilmesi” halinde,
düzenlenir.
3-2) Tadil(Değişiklik)
Tadil, sicile tescil edilmiş hususlarda değişiklik yapılmasını ifade eder. Dolayısıyla tadil, tescil edilmiş bir husustaki değişikliği, başka bir ifadeyle sicilde tescil edilen kaydın değiştirilmesi veya düzeltilmesi işlemidir. Tadil işlemleri de sonuçta sicile yapılan tescil işlemidir ve Kanun ve Yönetmelikte aksine bir hüküm bulunmadığı sürece tescilin tabi olduğu hükümlere tabidir. Tescil edilmiş hususlarda meydana gelen her türlü değişiklik de sicile tescil edilecektir.
Tescilin dayandığı husus veya işlemler kısmen veya tamamen sona erer ya da ortadan kalkarsa sicildeki kayıt, ilgilinin başvurusu üzerine kısmen ya da tamamen silinir.
3-3) Terkin(Sona erme)
“Sona erme” anlamına gelen Terkin, sicile tescil edilmiş olan hususların sicil kayıtlarından silinmesini, başka bir ifadeyle tescil edilmiş bir hususun ortadan kalkması veya sona ermesi sebebiyle tescil edilen kaydın silinmesini ifade eder.
Tescilin dayandığı husus veya işlemler kısmen veya tamamen sona erer ya da ortadan kalkarsa sicildeki kayıt, ilgilinin başvurusu üzerine kısmen ya da tamamen silinecektir.
Terkin işlemleri de sonuçta sicile yapılan “tescil” işlemidir ve mevzuatta aksine bir hüküm bulunmadığı sürece tescilin tabi olduğu hükümlere tabidir.
Kanunda ve Yönetmelikte aksi düzenlenen hallerin dışında ilgili;
a) Tescili gerekli hususların,
b) Değişikliğin,
c) Sona ermenin,
gerçekleştiği tarihten itibaren 30 gün içinde müdürlüğe başvuru yapmalıdır. Sicil işlemlerinin tamamlanması bir senet veya belgenin düzenlenmesine, iznin alınmasına ya da başka bir kuruma başvurulmasına bağlı olan durumlarda, bu senet veya belgenin düzenlendiği veya iznin alındığı yahut diğer kurumdaki işlemin tamamlandığı tarihten itibaren işlemeye başlar.
3-4) Sorumluluk
Tescil için gerçeğe aykırı beyanda bulunanlar, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 38 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca cezalandırılır. 6102 sayılı Kanunun 38 nci maddesinde, tescil ve kayıt için gerçeğe aykırı beyanda bulunanlar, ikibin (2025 yılı için 35.416) Türk Lirası idari para cezasıyla cezalandırılır. Gerçeğe aykırı tescilden dolayı zarar görenlerin tazminat hakları saklıdır.
Ayrıca, Müdürlük tescil için gerçeğe aykırı beyanda bulunanları idari para cezası uygulanmak üzere mahallin en büyük mülki amirine bildirir. Gerçeğe aykırı tescilden dolayı zarar görenlerin tazminat hakları saklıdır.
Kayıtların Yönetmeliğin 35 inci maddesine uymadığını öğrendikleri hâlde düzeltilmesini istemeyenler ve tescil olunan bir hususun değişmesi ve sona ermesi dolayısıyla, değişiklik veya sona ermenin tescilini istemeye ya da yeniden tescili gereken bir hususu tescil ettirmeye zorunlu olup da bunu yapmayanlar, bu kusurları nedeniyle üçüncü kişilerin uğradıkları zararları tazmin ile yükümlüdürler.
3-5)Tescile davet ve ceza
5362 sayılı Kanunun 68 inci maddesinde, bu Kanun kapsamındaki esnaf ve sanatkârlar, yanlarında çalışanlar hariç, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren durumlarını otuz gün içinde bağlı bulundukları sicile tescil ve Sicil Gazetesinde ilan ettirmekle yükümlü oldukları düzenlenmiştir. Bu yükümlülüğü yerine getirmediği tespit edilenler, birlik tarafından ruhsat vermekle yetkili ilgili kurum ve kuruluşlara bildirilir ve ilgili kurum ve kuruluşlar da, sicil kaydı yapılana kadar bunların faaliyetlerini durdurmakla yükümlüdür.
Dolayısıyla, 5362 sayılı Kanunun 68 inci maddesine göre, faaliyetlerine başladıktan sonra otuz gün içerisinde tescil yükümlülüğünü yerine getirmemiş olanlar kişilere ilişkin birlik tarafından ruhsat vermekle yetkili ilgili kurum ve kuruluşlara bildirme ve ilgili kurum ve kuruluşlarca, faaliyet durdurma yaptırımı uygulanabilirken ayrıca Müdürlük tarafından Yönetmeliğin 38 inci maddesi hükümlerine göre tescile davet ve ceza hükümleri uygulanabilecektir.
Tescil edilmesi gereken bir hususun ilgilisi tarafından tescil ettirilmediğini haber alan müdürlük, tescil başvurusunda bulunmakla yükümlü kişileri, otuz gün içinde tescil başvurusunda bulunmaya veya tescili gerektiren sebeplerin bulunmadığını ispat etmeye çağırır. Bu davette, kanuni dayanaklar gösterilmek suretiyle davetin gerekçesi, tescili gereken durum ve tescil yükümlülüğünün yerine getirilmemesinin yaptırımları belirtilir.
Yapılan çağrı üzerine, süresi içinde tescil isteminde bulunulmaması veya kaçınma sebepleri bildirilmiş olmasına rağmen kaçınma sebeplerinin yeterli görülmemesi hallerinde müdürlük, durumu sicilin bulunduğu yerdeki ticaret davalarına bakan asliye hukuk mahkemesine bildirir. Mahkemenin tescile hükmetmesi halinde resen tescil yapılır.
Müdürlükçe verilen süre içinde tescil isteminde bulunmayan ve kaçınma sebeplerini de bildirmeyen kişi, 6102 sayılı Kanunun 33 üncü maddesinin ikinci fıkrası uyarınca cezalandırılır. 6102 sayılı Kanunun 33/2 maddesinde, “Sicil müdürünce verilen süre içinde tescil isteminde bulunmayan ve kaçınma sebeplerini de bildirmeyen kişi, sicil müdürünün teklifi üzerine mahallin en büyük mülki amiri tarafından 1000 (2025 yılı için 17.686) Türk Lirası idari para cezasıyla cezalandırılır.” denilmektedir.
İdari para cezası verilmesine rağmen, kanuni süre içerisinde tescil isteminde bulunmamakta ısrar edilmesi halinde, müdürlük durumu sicilin bulunduğu yerdeki ticaret davalarına bakan asliye hukuk mahkemesine bildirir. Mahkemenin tescile hükmetmesi halinde resen tescil yapılır.
Esnaf ve sanatkârların sicile tescil edilmiş hususlarının sona ermesi halinde faaliyet durdurma cezası uygulanamayacağından sadece idari para cezasıyaptırımı uygulanır. Dolayısıyla yeni kayıt, değişiklik ve sona erme işlemlerinin hepsinde idari para cezası uygulanabilir iken faaliyet durdurma yaptırımı ancak yeni kayıt ve değişiklik işlemlerine uygulanabilir.
Bu çerçevede; Sicil Müdürlüğünce yapılan çağrı üzerine, otuz gün içerisinde tescil isteminde bulunulmaması veya kaçınma sebepleri bildirilmiş olmasına rağmen kaçınma sebeplerinin yeterli görülmemesi hallerinde Müdürlük, durumu Mahkemeye bildirebilecektir. Aynı zamanda, verilen süre içinde tescil isteminde bulunmayan ve kaçınma sebeplerini de bildirmeyen kişi, Sicil Müdürünün teklifi üzerine mahallin en büyük mülki amiri tarafından 6102 sayılı Kanunun 33 üncü maddesinin ikinci fıkrası uyarınca cezalandırılabilecektir.
6102 sayılı Kanunda düzenlenen idari para cezalarının uygulanması hususunda hüküm bulunmayan hallerde genel kanun niteliğinde olan 5326 sayılı Kabahatler Kanunu hükümlerinin uygulanması gerekmektedir. İdari para cezaları, 5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nun 17’nci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca her yıl yeniden değerleme oranı esas alınarak, artırılarak uygulanmaktadır.
3-6) Sicil işlemlerinde harç ve/veya ilan ücreti ödenmesi
Sicil Müdürlüklerinde yapılan sicil işlemleri harca tabidir. 5362 sayılı Kanunun “Kayıt ve tescil harcı” başlıklı 69 uncu maddesi;
“Esnaf ve sanatkârların sicile kayıt ve tescil harçlarının tutarı 492 sayılı Harçlar Kanununun Ticaret Sicili Harçları hükümlerine göre hesap edilecek harcın yarısıdır. Alınan bu harcın red ve iadeler düşüldükten sonra kalan tutarının yüzde 25’i ilgili birliğe gelir kaydedilmek üzere aktarılır.”
şeklindedir.
Yönetmeliğin “Harçlar” başlıklı 34 üncü maddesi ise;
“Müdürlükten harca tabi herhangi bir istemde bulunan veya örnek isteyen kimsenin isteği, harç ödenmedikçe karşılanmaz. Resen yapılması gereken tescil, değişiklik ve silinmeler harç tahsil edilmeden önce yapılabilir. Ancak, bu işleme ait harç, tahsili için derhal ilgili vergi dairesine bildirilir. Harcın tamamıyla ödenmemiş olmasına rağmen harca tabi işlemi yapmış veya örneği vermiş olan müdür ve müdür yardımcısı harçtan, mükellef ile beraber müteselsil olarak sorumludur.”
hükmünü amirdir.
Bu nedenle Müdürlükten harca tabi herhangi bir istemde bulunan veya örnek isteyen kimsenin isteği, harç ödenmedikçe karşılanmayacaktır.
Ancak bazı işlemler harç ve/veya ücretten istisna tutulmuştur. Bunla aşağıda gösterilmiştir.
-Müdürlükçe yapılan resen düzeltme işlemlerinden harç ve ilan ücreti alınmaz.
-Kayıtlardan ve belgelerden onaysız örnek talep edilmesi halinde harç alınmaz.
-Ölen veya hakkında gaiplik kararı verilen esnaf ve sanatkârın varislerinin tespit edilememesi durumunda müdürlük tarafından resen yapılan tescil başvurusunda harç ve ücret alınmaz.
-Koordinasyon Kurulu kararları gereği yapılan resen tescil ve ilanlardan harç ve ücret alınmaz.
Resen yapılması gereken tescil, değişiklik ve silinmeler harç tahsil edilmeden önce yapılabilir. Ancak, bu işleme ait harç, tahsili için derhal ilgili vergi dairesine bildirilir
Öte yandan, Mahkemenin veya resmi bir kurumun, bir hususun resen tesciline ilişkin kararını alan müdürlük, bu kararı resen tescil eder. Mutabakat Komitesi kararları ile Koordinasyon Kurulu kararları gereği sicilde yapılması gereken tescil işlemleri müdürlük tarafından resen yapılır.
Mahkeme veya resmi bir kurum, verdiği hüküm veya kararda tescil edilecek husus ile ilgili olarak müdürlüğü resen tescil ile sorumlu tutmadığı hallerde tescil, başvuruya yetkili kişilerin başvurusu üzerine yapılır. Tescil yükümlülüğünün süresi içinde yerine getirilmemesi halinde, müdürlük 38 inci madde gereğince işlem tesis eder.
4-Tescil edilen hususların İlanı
5362 sayılı Kanunun “Sicil Gazetesi” başlıklı 70 inci maddesinde aynen;
“Sicile kayıt edilen ve ilanı gereken hususlar, Bakanlığın gözetim ve denetimi altında Konfederasyon tarafından Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanı kullanılarak elektronik ortamda Türkiye Esnaf ve Sanatkârlar Sicil Gazetesinde yayınlanır.
Sicil Gazetesinin çıkarılmasına ilişkin esasları tespit, yayım işlerini sevk ve idare etmek ve Bakanlık ile Konfederasyon arasındaki çalışmaları koordine etmek üzere; Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürü başkanlığında, Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünde görevli en fazla üç genel müdür yardımcısı ile Konfederasyon genel sekreteri, genel sekreter yardımcısı ve Sicil Gazetesi müdüründen oluşan Sicil Gazetesi komitesi kurulur.
Sicil Gazetesinde yayınlanacak ilan ücretleri Sicil Gazetesi komitesinin teklifi ve Bakanlığın onayı ile yürürlüğe girecek bir tarife ile belirlenir. Sicil Gazetesi ilan ücretleri sicil tarafından elektronik ortamda tahsil edilir ve Sicil Gazetesi hesabına elektronik ortamda aktarılır.”
düzenlemesine yer verilmiştir.
Tescil işlemleri, mevzuatta aksine bir hüküm bulunmadıkça Kanunun 70 nci maddesine göre sicil gazetesinde ilan edilir.
İlan, Bakanlığın gözetim ve denetimi altında Konfederasyon tarafından ESBİS kullanılarak elektronik ortamda sicil gazetesinde yayınlanır.
Sicil gazetesinde yayınlanacak ilan ücretleri sicil gazetesi komitesinin teklifi ve Bakanlığın onayı ile yürürlüğe girecek bir tarife ile belirlenir. Sicil gazetesi ilan ücretleri sicil tarafından elektronik ortamda tahsil edilir ve sicil gazetesi hesabına elektronik ortamda aktarılır
Dolayısıyla tescil edilen hususlar sicil gazetesinde ilan edilmekte ve ilan için ilgiliden ücret tahsil edilmektedir. İlan ücretleri ise Sicil Gazetesi Komitesinin teklifi ve Bakanlığın onayı ile yürürlüğe girecek bir tarife ile belirlenmektedir. 2025 yılı için Kalkınmada Öncelikli Yöreler Dışında Kalan İllerin Türkiye Esnaf ve Sanatkarlar Sicil Gazetesi İlan Ücretleri; Tescil 328 TL, Terkin 76 TL ve Değişiklik(tadil) 115 TL olarak belirlenmiştir.
5-Sicil müdürlüğündeki belgelere erişim
Sicil Yönetmeliğinin 20 nci maddesine göre herkes, sicilin içeriğini ve müdürlükte saklanan belgeleri inceleyebilmektedir. Bu inceleme elektronik ortamda ve/veya müdürlükte yapılabilir. Defterler ve belgeler, sicil dairesinin bulunduğu kısımdan dışarıya çıkarılamaz. Bunların incelenmesinde müdür, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde gerekli tedbirleri almalıdır. İnceleme esnasında müdürün vereceği talimatlara uyulması zorunlu olup aksi takdirde müdür defter ve belgeleri derhal kaldırabilmektedir. Elektronik ortamda yapılacak olan incelemelerde de kişisel verilerin korunmasını ve bilgi güvenliğini sağlayacak tedbirler alınır.
6-Müdürlükte saklanan belgelerden örnek alınması
Sicil Yönetmeliğinin 21 inci maddesine göre, herkes sicilin içeriğini ve müdürlükte saklanan tüm belgelerin onaylı örneklerini veya bir hususun sicilde kayıtlı olup olmadığına dair onaylı belgeleri, giderlerini ve harcını ödemek şartıyla alabilir. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından örnek talep edilmesi halinde herhangi bir bedel alınmaz. Yine kayıtlardan ve belgelerden onaysız örnek talep edilmesi halinde de harç alınmaz.
-Herhangi bir kişinin, bir hususun sicilde kayıtlı olup olmadığını gösteren onaylı bir belge istemesi halinde, verilecek onaylı belge, esnaf ve sanatkârın adı soyadı belirtilmek suretiyle ve sadece isteme konu olan hususlar için düzenlenir.
-Müdürlüğe verilmiş olan bir belgenin onaylı örneği istendiğinde, onay şerhinde müdürlüğe verilen bu belgenin asıl belge olduğu veya onaysız bir örneği veyahut onaylı bir örneği olduğu açıkça belirtilir.
-Asıl bir belgenin örneğinin onayı, altına “Aslı gibidir.” veya bunu karşılayacak benzer bir ibarenin; suret bir belgenin örneğinin onayı ise, altına “Dosyasındaki nüshasının aynıdır.” ibaresinin yazılması ile olur. Onay şerhinde suretin çıkarıldığı yer ve tarih yazılır, müdür tarafından imza edilir ve müdürlük mührü ile mühürlenir.
Müdürlüklerce başvuruların suret ve özetlerinin elektronik ortamda düzenlenmesi halinde, bunların onaylarının da elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile yapılması gerekir.
Bu işlemler Bakanlık uhdesindeki Esnaf ve Sanatkâr Bilgi Sistemi (ESBİS) üzerinde gerçekleşmektedir
7-Sicil Müdürlüğü işlemlerinin Denetimi
7-1) Hakimin Denetimi
Sicilin bulunduğu yerdeki ticaret davalarına bakan asliye hukuk mahkemesi hâkimi, sicil işlemlerinin müdürlük tarafından mevzuata uygun şekilde yapılmasını teminen genel esasları ihtiva eden yazılı talimat verebilmektedir. Bu kapsamda, Hâkim, sicil iş ve işlemlerinin mevzuata uygun yürütülüp yürütülmediğini her zaman inceleyebilmekte, müdürlük personelinin bir disiplin suçu işlemiş olabileceğini değerlendirdiğinde durumu birlik yönetim kuruluna bildirmektedir. Sicil bünyesinde suç işlendiği şüphesinin oluşması durumunda konuyu Cumhuriyet Başsavcılığına intikal ettirerek Bakanlığa bilgi vermektedir.
7-2) Bakanlığın denetim ve gözetim yetkisi
Ticaret Bakanlığı, müdürlüğün işlemlerini her zaman denetlemeye yetkilidir. Müdürlük, Bakanlıkça alınması istenen önlemlere ve verilen talimatlara uymakla yükümlüdür. Denetim, Birliğin Kanun ve Sicil Yönetmeliğinde yer alan yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini de kapsar. Bakanlık, denetleme gerektirmeyen bilgi ve belge isteme işlemlerini Ticaret İl Müdürlükleri eliyle yaptırabilir ve sicilin Kanuna uygun tutulmasını sağlamak için, birlik yönetim kurulundan müdürlük personelinin görevden alınmasını istemek de dâhil gerekli önlemleri alabilmektedir.
Öte yandan, Bakanlık denetim elemanlarınca sicilin tutulmasına ilişkin her türlü iş ve işlem incelenebilir. Ancak, Bakanlık gerektiğinde ön araştırma niteliğindeki işleri görevlendireceği Bakanlık personeline yaptırabilir. Bu incelemelerde müdürlük, denetim elemanları ile Bakanlıkça görevlendirilecek personele istediği bilgi ve belgeleri vermekle yükümlüdür.
[1] Resmi Sicil ve Senetlerle İspat-Yalçın KAVAK- Dr. Öğretim Üyesi, Kent Üniversitesi, Özel Hukuk Bölümü/İnönü Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi