5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Meslek Kuruluşları Kanunu’nun 21.06.2005 tarihinde yürürlüğe girmesiyle, Türkiye genelindeki esnaf ve sanatkârların sicil bilgileri ve meslek kuruluşlarının işlemleri Esnaf ve Sanatkar Bilgi Sistemi (ESBİS) üzerinde tutulmaya başlanması düzenlenmiştir.
5362 sayılı Kanunun 3/P maddesinde Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanı, “esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının işlemlerinin ve verilecek hizmetlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan sistem” şeklinde tanımlanmıştır.
Bu açıdan ESBİS’in özet olarak;
-Esnaf ve sanatkârlarımızın sicil işlemleri ile
-Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının faaliyetleriyle ilgili,
ihtiyaç duydukları her türlü iş ve işlemlerin, elektronik ortamda (https://www.turkiye.gov.tr/gtb-esnaf-ve-sanatkarlar-bilgi-sistemi web adresinden) online olarak gerçekleştirildiği bir sistem olduğunu söyleyebiliriz.
ESBİS’i kullanabilecek olanlar, Ticaret Bakanlığı Birimleri, Sicil Müdürlükleri, Esnaf Odaları, Esnaf Birlikleri, Federasyonlar, Konfederasyon ve Esnaf ve sanatkârlardır.
Bu çerçevede, esnaf ve sanatkârlarımız sisteme e-devlet şifresiyle giriş yaparak hem kendisiyle ilgili sicil bilgilerine hem de bağlı olduğu meslek kuruluşlarının bilgilerine erişebilmektedir. Ayrıca esnaf ve sanatkârlarımız sicilde yaptırdıkları işlemleri, yaptıkları ödemeleri ve mevcut borçlarını ESBİS üzerinden takip edebilmektedir.
Yapılan bu işlemler çerçevesinde, ESBİS üzerinden esnaf ve sanatkârla ilgili, Türkiye geneli veya belirli bir şehir özelinde çeşitli raporlar alınabilmektedir.
ESBİS ile 81 ilde kurulu esnaf ve sanatkârlar sicil müdürlükleri de temel olarak;
-Ticari faaliyete başlayan esnaf ve sanatkârların (Tescil),
-Durumunda değişiklik olan esnaf ve sanatkârların (Tadil),
-Ticari faaliyetini bırakan esnaf ve sanatkârların (Terkin),
işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmektedir.
Ticaret Bakanlığınca (Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü) TESK’e gömderilen 16/09/2024 tarih ve 100752611 sayılı yazıda; ESBİS üzerinde, esnaf ve sanatkârların sicil ve oda kayıt bilgilerinin yanı sıra, diğer kamu kurum ve kuruluşlar ile yapılan entegrasyonlar sayesinde esnaf ve sanatkârların kişisel verilerinin de tutulduğu, bu verilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesi durumunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca farklı yaptırımların uygulanabileceği belirtilmektedir.
Bu doğrultuda verilerin güvenliğinin sağlanması ve olabilecek veri ihlallerinin önüne geçilebilmesi bakımından:
1. Kullanılan bilgisayarların anti-virüs programları ile daha güvenli hale getirilmesi,
2. ESBİS’e girişte kullanılan e devlet şifrelerinin maksimum güvenlikli olması için, büyük küçük harf ve rakam çokluğu ile karmaşıklığına dikkat edilmesi,
3. Belirli aralıklar ile söz konusu şifrelerin değiştirilmek suretiyle yenilenmesi,
4. İki aşamalı giriş özelliğinin kullanılarak e devlet kapısı hesabının güvenlik seviyesinin arttırılması,
5. ESBİS kullanımı için yetki verilen kişilerin e devlet şifrelerinin kötü niyetli kişilerin eline geçmemesi açısından daha dikkatli davranılması ve üçüncü kişilerle kesinlikle paylaşılmaması.
hususlarında azami hassasiyet gösterilmesi yönünde uyarıda bulunulmuştur.
Bu itibarla ESBİS’i kullanan esnaf ve sanatkarlar meslek kuruluşları ve Sicil Müdürlüklerinin sistemde bulunan verilerin ele geçirilerek kötüye kullanılmasını engelleme adına gereken dikkati göstermeleri önem arz etmektedir.