5362 sayılı Esnaf ve Sanatkarlar Meslek Kuruluşları Kanunun 3/P maddesinde Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanı, “esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının işlemlerinin ve verilecek hizmetlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan sistem” şeklinde tanımlanmıştır.
5362 sayılı Kanunun 21.06.2005 tarihinde yürürlüğe girmesiyle, Türkiye genelindeki esnaf ve sanatkârların sicil bilgileri ve meslek kuruluşlarının işlemleri Esnaf ve Sanatkar Bilgi Sistemi (ESBİS) üzerinde tutulmaya başlanmıştır. Bu açıdan ESBİS’in özet olarak;
-Esnaf ve sanatkârlarımızın sicil işlemleri ile
-Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının faaliyetleriyle ilgili,
ihtiyaç duydukları her türlü iş ve işlemlerin, elektronik ortamda (https://www.turkiye.gov.tr/gtb-esnaf-ve-sanatkarlar-bilgi-sistemi web adresinden) online olarak gerçekleştirildiği bir sistem olduğunu söyleyebiliriz.
Esnaf ve Sanatkârlar Bilgi Sistemi (ESBİS);
-Sağladığı istatistiki bilgilerle esnaflarımızla ilgili politika üretmeye yardımcı olmayı,
-Ticaret Bakanlığının esnafımızla ilgili mesleki eğitim ve destekler dahil olmak üzere geleceğe dönük sağlam stratejiler üretmesine yardımcı olmayı,
-Esnaf ve sanatkârlarla ilgili sicil işlemlerinin yürütülmesindeki harcanan zamanı ve maliyeti azaltmayı,
-Esnafımızın, kendine ait sicil bilgileri ile üye oldukları meslek kuruluşlarıyla ilgili bilgilere doğrudan ulaşımını sağlamayı,
-Meslek kuruluşlarının iş ve işlemlerinin merkezi olarak denetiminin sağlanabilmesini,
amaçlamaktadır.
ESBİS’i kullanabilecek olanlar, Ticaret Bakanlığı Birimleri, Sicil Müdürlükleri, Esnaf Odaları, Esnaf Birlikleri, Federasyonlar, Konfederasyon ve Esnaf ve sanatkârlardır.
Bu çerçevede, esnaf ve sanatkârlarımız sisteme e-devlet şifresiyle giriş yaparak hem kendisiyle ilgili sicil bilgilerine hem de bağlı olduğu meslek kuruluşlarının bilgilerine erişebilmektedir. Ayrıca esnaf ve sanatkârlarımız sicilde yaptırdıkları işlemleri, yaptıkları ödemeleri ve mevcut borçlarını ESBİS üzerinden takip edebilmektedir.
5362 sayılı Kanunun ilgili maddelerine göre hangi işlemlerin ESBİS üzerinden yapılabileceği belirtilmiştir. Buna göre 5362 sayılı Kanun çerçevesinde;
– Oda kuruluş tutanağı ESBİS üzerinden alınabilecek ve oda kurucu üyelerinin tüm bilgileri eksiksiz olarak Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanına girişi yapılabilecektir.
-Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarına katılacak üyeleri belirleyen ve seçim kuruluna verilecek olan genel kurul toplantısına katılacaklar listesi ESBİS’den temin edilebilecektir.
– ESBİS üzerinden Oda üyelerinin sicilleri tutulabilecek, oda faaliyetlerine ilişkin bilgiler ve personele ait bilgiler ESBİS üzerinden güncellenerek takip edilebilecektir.
-Odalar hakkında lüzumlu bilgilerin ESBİS’de düzenli olarak tutulması sağlanabilecek ve resmî dairelerin bu husustaki istekleri yerine getirilebilecektir.
– Esnafın işyeri açması, kapatması veya meslek değiştirmesi ile ilgili işlemlerin takibi ESBİS’de yapılabilecektir.
– Türkiye Esnaf ve Sanatkârlar Sicil Gazetesi ESBİS’de yayınlanabilecektir.
– Sicile kayıt edilen ve ilanı gereken hususlar, Bakanlığın gözetim ve denetimi altında Konfederasyon tarafından ESBİS kullanılarak elektronik ortamda Türkiye Esnaf ve Sanatkârlar Sicil Gazetesinde yayınlanacaktır.
-Genel kurul toplantılarının yeri, tarihi, saati ve gündemi ilgili esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşunun ESBİS’deki sayfasında yayınlanabilecektir.
-Genel kurula sunulacak raporlar ilgili esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşunun ESBİS’deki sayfasından üyelerinin bilgilerine sunulabilecektir.
-Meslek kuruluşu üyelerine; sadece kayıtlı olduğu meslek kuruluşu ile sınırlı kalmak kaydıyla ESBİS üzerinden, üyelerin adı soyadı, sicil numarası ile sabit iş yeri olanların iş yeri adresi bilgilerini içeren listeye erişim yetkisi verilebilecektir.
-Hâkim tarafından onaylanan liste ile toplantıya ilişkin diğer hususlar ESBİS’deilan edilebilecektir.
-Üyelerinin mesleklerinin icrası nedeniyle resmî kurum ve kuruluşlara verecekleri belgeler ESBİS’de elektronik ortamda düzenlenebilecektir.
-Esnaf ve sanatkârların sicilleri, sağlıklı ve güvenli bir şekilde ESBİS’de tutulabilecektir.
-Sicile kaydı yapılan esnaf ve sanatkârların ilgili odaya kayıt için bilgileri gönderilmesi, sicil tarafından elektronik ortamda ESBİS’de gerçekleştirilecektir.
Yapılan bu işlemler çerçevesinde, ESBİS üzerinden esnaf ve sanatkârla ilgili, Türkiye geneli veya belirli bir şehir özelinde çeşitli raporlar alınabilmektedir. Rapor alınan önemli başlıklar:
-Açılan, kapanan esnaf işletmesi sayıları,
-Adres ve unvan değişikliği yapan esnaf işletmesi sayıları,
-Mesleklere göre istatistikler,
-Meslek Kuruluşlarına göre istatistikler,
-İllere – İlçelere göre esnaf sayıları,
-Esnaf kuruluşlarının genel kurul bilgileri ve seçim sonuçları.
ESBİS ile 81 ilde kurulu esnaf ve sanatkârlar sicil müdürlükleri ise temel olarak;
-Ticari faaliyete başlayan esnaf ve sanatkârların (Tescil),
-Durumunda değişiklik olan esnaf ve sanatkârların (Tadil),
-Ticari faaliyetini bırakan esnaf ve sanatkârların (Terkin),
işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmektedir.
Ticaret Bakanlığı açıklamasına göre ESBİS’de yapılan önemli güncellemeler aşağıdaki gibidir.
-2013 yılında Bakanlığın sorumluluğunda, ilgili esnaf ve sanatkâr odalarıyla birlikte, Esnaf ve Sanatkâr Sicil Müdürlükleri tarafından yapılan güncelleme çalışmalarının bir sonucu olarak, gayri-faal(esnaflığı bırakmış fakat durumu ilgili meslek kuruluşuna bildirmemiş), mükerrer ve kimlik bilgisi doğrulanamayan şahısların kayıtları güncellenmiştir. Bu sayede hem geçmiş yıllarda işletmesini kapatan esnaf ve sanatkârlarımızın karşılaşabilecekleri mağduriyetleri giderilmiş; hem de esnaf ve sanatkâr sicil verilerinin en doğru şekilde tutulması sağlanmıştır.
-Dolayısıyla ülkemizde ilk defa, esnaf ve sanatkârın gerçek sayısı tespit edilebilmektedir.
-5362 sayılı Kanuna göre meslek kuruluşu yönetim ve denetim kurullarında yer almaması gereken kişiler tespit edilerek bu kişilerin kurul üyeliklerine son verilmesi sağlanmıştır.
-İçişleri Bakanlığı nüfus verileri ile eşleştirme yapılarak kimlik bilgisi hatalı veya doğrulanamayan kayıtlar düzeltilmiş ya da ESBİS’ten tamamen temizlenmiştir.
-Esnaf ve sanatkârların ESBİS aracılığıyla yaptığı ve yapacağı tüm işlemlerin mevzuata tam uyumlu olması sağlanmış ve haksızlıkların önüne geçilmiştir.
-Sicil işlemlerinde ödenecek ücretlerle ilgili suiistimaller sistematik olarak engellenmiş; herhangi bir sicil işlemi ile ilgili eksik veya fazla ücret alınmasının önüne geçilmiştir.
-ESBİS’deki ödemeli işlemlerin Halk Bankası internet bankacılığı veya ATM’leri aracılığıyla yapılabilmesi sağlanmıştır.
-Genel Kurulların hazirun listeleri Bakanlığımızca, ESBİS aracılığıyla verilmektedir. Bu listelerin mevzuata tam olarak uyumlu olması sağlanmış, seçimlere yalnızca oy kullanma hakkına sahip kişilerin katılımı sağlanarak seçimlerin adaletli bir şekilde gerçekleşmesi amaçlanmıştır.
-Esnaf ve sanatkârlarımızın, http://esbis.ticaret.gov.tr adresinden e-devlet şifreleriyle ESBİS’e girerek, bağlı bulundukları meslek kuruluşunun genel kurullarıyla ilgili hazirun listeleri de dahil olmak üzere tüm bilgilere erişimi sağlanarak şeffaf bir sistem oluşturulmuştur.
-Meslek kuruluşlarının, genel kurul üyesi olarak bağlı bulundukları üst meslek kuruluşlarının genel kurul bilgilerine ve hazirun listelerine erişimi sağlanarak, alttan üste ve üstten alta denetim mekanizması işler hale getirilmiştir.
-Esnaf ve Sanatkâr Sicil Müdürlüklerindeki görevlilerin ESBİS üzerinden vermekte olduğu belgelerin e-imza ile imzalanması sağlanmıştır. Bu sayede hem sicil işlemlerinin güvenilirliği artmış, hem de vatandaşların, Sicil Müdürlüğünden almış oldukları belgelere ESBİS üzerinden ulaşmaları sağlanmıştır.
-ESBİS üzerindeki işyeri ve meslek kuruluşlarının adres standartları değiştirilmiş ve UAVT’ye(Ulusal Adres Veri Tabanı) geçilmiştir. Bu sayede ESBİS’deki işyeri adreslerinin ulusal standartlarımıza uygun bir şekilde tutulması sağlanmıştır.